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珠海青年商会会议管理制度

发布日期:2015-11-12     作者:珠海青年商会官网

第一章  总则

 

第一条  目的

为规范珠海青年商会各项会议,统一会议管理模式,加强商会会议纪律,规范议事日程,减少会议数量,缩短会议时间,提高会议质量,特制定本制度。

 

第二条  原则

强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求。

 

第三条  适用范围

适用于珠海青年商会各种例会及专题会议。

 

  第二章  职责

 

第一条  归口部门

      秘书处负责监督该制度的执行。


第二条  职责

    (一)秘书处负责会议管理,各区组会议要在秘书处申请,会长或执行会长批准后方可举行会议。
   
(二)会务工作主要由秘书处承办;其他区组主办或召集的会议,秘书处应予协助。

   (三)其他各区主办的会议资料各自存档一份,所有会议资料由秘书处整理、分发、立卷、存档。

   (四)所有会长办公组会议以及理事会议由秘书处负责召集,并做好每一次的

考勤记录。


        第三章  管理规定


第一条  会议的分类

(一)会长办公组例会:每月召开一次会长办公组例会,要求会长、秘书长、

监事长、常务副会长、副会长必须参加。

(二)理事会会议:每次召开理事会会议,秘书处召集,要求会长、秘书长、常务副会长、副会长、监事长、监事、秘书以及全体理事参加。

(三)区长会议:每次召开区长会议,秘书处召集,要求区长、副区长参加。每次区长会议安排在会长办公组会议后一周召开。

(四)各区组会议:每区组召开区组会议,会议时间、地点由区长,副区长

安排,在秘书处提交申请,经商会领导办公组审批,方可举行会议。要求各区组成员必须过半数参加会议,秘书处予以协助。


第二条  会议通知

   (一)会长办公组例会必须在每月初的第一个周五通知所有参会人员当月会议

时间、地点和会议议程。

(二)理事会会议时间由会长办公组召开会议决定,并由秘书处提前15日通知

各参会人员。

(三)各区组会议由各区的区长、副区长通知每一位会员,通知信息需明确会

议时间、地点、内容和参会人员等。


第三条  会议的准备

     秘书处负责会长办公组会议、理事会会议的会场安排、设备安排、需要在会前

半小时准备完毕。


第四条  会议纪律

(一)会议组织部门负责会议纪律的维护,秘书处准备签到表,组织参会人员

签到。

(二)参会人员必须提前半小时到达会场进行签到。会议开始时间,秘书处收

回签到表。会后,秘书处在签到表上标注迟到(注明到会时间)、未到人员。

(三)参会人员如不能按时出席,需提前1天向会议组织部门请假,各区组会议需向区长请假;参会人员如迟到30分钟内100元/次,迟到30分钟以上150元/次,缺席会议200元/次。

(四)不得无故缺席会议。出席率不足50%取消年度评优资格。


第五条  会议记录

(一)会议组织部门安排专人进行会议记录,会后整理会议纪要,并于会后一

个工作日内发送各参会人员,区组会议同时抄送秘书处。

(二)会议纪要需参会主要人员签字确认。会长办公组例会纪要由会长,监事

长,秘书长签字,直接下发各理事会员单位;理事会会议由主要负责人签字;区组

会议由区长、副区长签字。

(三)会议纪要按商会模板记录,会议迟到、未到人员名单附后。

(四)会长办公会议纪要通报理事群,理事会会议纪要通报会员群,各区会议纪要发放至各区会员。


第四章  附则

 

第一条  本制度由常务理事会负责解释,秘书处修订。

第二条  本制度自发文之日起施行。